Buchhaltungs-Software für das Ausland

Für viele Unternehmer, Selbstständige und Freelancer ist die Buchhaltung bereits in Deutschland eine Herausforderung. Denn das Steuerrecht, das dafür die Basis darstellt, ist komplex und auch immer wieder durch Änderungen charakterisiert. Wer im Ausland unternehmerisch aktiv ist, hat nicht selten Probleme. Dieser Beitrag gibt wertvolle Unterstützung.

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Welche Unterschiede bietet die Buchhaltung im Ausland?

Die Komplexität der Buchhaltung ist im Auslandskontext besonders präsent. Natürlich hängt es vom jeweiligen Land ab, in dem sich ein Unternehmer befindet. Die steuerrechtlich relevanten Anforderungen sind in jedem Land anders und nicht einmal im Rahmen der Europäischen Union sind Regelungen 1:1 vergleichbar. Hinzu kommt, dass auch die Art des Unternehmens beziehungsweise das jeweilige Engagement eine bedeutsame Rolle spielt. Ist ein Unternehmer im Ausland oder in Deutschland steuerpflichtig? Ist sein Betrieb ausschließlich im Ausland oder in In- und Ausland tätig? Bei einer Mischform ist es auch wichtig, welche Zeiträume für das Ausland gelten und welche Summen dort erwirtschaftet werden.

Erste Informationen zu solchen Fragen und den damit verbundenen Konsequenzen gibt es vom/von:

Bundesministerium für Wirtschaft und Energie
den Finanzbehörden
dem Steuerberater
zuständigen Handwerkskammern beziehungsweise Industrie- und Handelskammern sowie den spezialisierten Außenhandelskammern Berufsverbänden

Als Selbstständiger die Buchhaltung auslagern?

Unternehmen, die in Deutschland aktiv sind, nutzen nicht selten die Auslagerung dieser wichtigen Tätigkeit. Doch auch Unternehmen in Auslandszeit können solche Services vom Experten ideal für die Verbesserung der Effizienz in ihren Betrieben einsetzen.

Ein solches Outsourcing hat Vor- und Nachteile.

Zu den Vorteilen zählt es ganz sicher, dass die Buchhaltung von Experten übernommen wird, die dafür eine hohe Spezialisierung bieten. Das Steuerrecht ist ein Konstrukt, das sich konstant ändert und die Profis für Buchführung sind durch ihre konsequenten Weiterbildungen immer up to date. Zudem ist im Auslandskontext natürlich auch die fremdsprachliche Komponente zu beachten, die besonders im Rahmen der Fachterminologie nicht so leicht umsetzbar ist. Wer einen Profi für die Buchführung im Ausland beauftragt, profitiert von dessen Know-how und kann seine eigentlichen Kernkompetenzen (und damit die umsatzrelevanten Tätigkeiten) um einiges besser fokussieren.

Als Nachteil – der eigentlich keiner ist – bewerten viele Unternehmer die Investition in den Spezialisten, der diese wichtigen Aufgaben übernimmt. Doch ist die externe Lösung nicht selten vergleichsweise erfreulich günstiger als die Beschäftigung von eigenem Personal für das Rechnungswesen – insbesondere dann, wenn der Auslandsanteil für das Unternehmen eher gering ist.

Die smarte Lösung: Auslands-Buchhaltung mit Software umsetzen

Unternehmen, die global aufgestellt sind, sind meist auch digital affin. Und die Spezialisten, die Produkte für das Rechnungswesen auch im Ausland nutzbar machen, bieten überzeugende Lösungen – sowohl bezüglich der Effizienz der eingesetzten Produkte als auch bezüglich der Kosten, die damit verbunden sind. Besonders im Fokus sind dabei Lösungen, die in der ganzen EU problemlos angewandt werden können. Ein Beispiel dafür ist die e-Rechnung.

Exkurs: Was die e-Rechnung leisten kann

Mit der e-Rechnung wird die papiergebundene Form der Rechnung obsolet. Sie ist ausdrücklich mit dem Umsatzsteuergesetz (UStG) konform – wenn sie die einschlägigen Regelungen einhält. Das bedeutet insbesondere, dass sie in elektronischer Weise zu erstellen und auch zu versenden ist. Scannen und Faxen als klassische Methode zählt weiterhin zur Papierrechnung. Auch die Aufbewahrungsfristen, die das Steuerrecht Rechnungen auf Papier vorsieht, sind für die e-Rechnungen gültig. Dadurch, dass diese jedoch nicht ausgedruckt und in Ordnern archiviert werden, ist der Archivierungsaufwand deutlich geringer. Zudem punktet die e-Rechnung selbstverständlich durch ihren schnellen Übertragungsweg.

e-Rechnung und andere Dokumente per Software erstellen

Die e-Rechnung, die GoBD-konforme Verarbeitung mit sich bringt, wird von Softwarelösungen nicht selten ideal abgedeckt. Das gilt auch für die Archivierung, die durch diese Programme erfreulich unkompliziert und insbesondere auch revisionssicher (eine wichtige Anforderung des Steuerrechts!) möglich gemacht wird. Für Unternehmen, die im Ausland agieren, ist dies mit einer ganzen Reihe von überzeugenden Vorteilen verbunden. E-Rechnungen werden aus bestehenden Angeboten und Auftragsbestätigungen unkompliziert per Software erstellt und in Echtzeit übermittelt. Die Archivierung im Auslandsbüro der Betriebe in Form von Regalen, in denen sich die Aktenordner stapeln, ist nicht mehr verpflichtend. Selbstverständlich kann der auch für den Auslandsbereich spezialisierte Softwareanbieter auch alle Varianten der Buchführung anbieten, die für das entsprechende Unternehmen Nutzen generiert – etwa die Lösung für das KMU-Unternehmen oder die für den Freiberufler, der auch ab und zu im Ausland tätig ist.

>> Infos zur e-Rechnung und zur Erstellung anderer Dokumente per Software

Den perfekten Softwareanbieter finden

Natürlich ist bei einer Software für die Buchführung im Ausland das Preis-Leistungs-Verhältnis ein wichtiger Faktor. Doch es gibt auch andere Faktoren, die in die Kaufentscheidung miteinbezogen werden sollte. Datensicherheit und Datenschutz sind mit Einführung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union; gültig seit dem 25. Mai 2018) im europäischen Kontext besonders wichtig geworden. Eine solide Softwarelösung berücksichtigt dies. Zu Software-Updates und Backup-Möglichkeiten sollte auch der professionelle Kundensupport durch die Experten und eine bedarfsgerechte Skalierbarkeit kommen. Auch die kompetente Erstberatung ist ein Kriterium, das es zu berücksichtigen gilt.